1. 一般的政策 

   1. 作为一个公共机构, 该大学受到高度的公众监督，并对其商业行为负责. 发行支付卡是一种特权, 必须尽一切合理的努力来核实资金的使用是负责任的，并且与大学的宗旨和使命相一致. 支付卡由newbb电子平台发行，作为购买商品和一些有限服务的方便.g.(旅游)由大学职员提供. 因此，支付卡的发放由大学自行决定. 

   2. newbb电子平台(university)提供公司支付卡计划，为通过大学的电子采购系统可能无法获得的合格购买提供方便的手段. 该计划旨在降低与启动和支付某些购买相关的成本. 该计划允许持卡人在卡的规定限额内将授权购买的商品记入相应的大学账户. 

   3. 所有购买必须符合所有大学的政策和程序，必须符合所有补助金或基金会帐户的要求, 特别注意的是 设备库存政策; 旅游及娱乐政策; and all 采购政策从数字“55”开始." 

   4. 与此政策相关的程序是大学支付卡计划的组成部分. 政策、程序、培训和其他文件(i.e., 网页)由财务和行政副总裁指定人员维护，并根据需要与政策审核员进行审查. 

2. 支付卡的种类 

   1. 支付卡(pcard)计划提供多种卡类型，以满足不同的终端用户需求. 每种卡片类型的总体概述可以在本策略参考部分列出的程序文档中找到. 卡的选择将/可能会改变(i.e., 提供的新选项, 随着支付卡行业的选择和技术的发展，现有的选择停止了. 

3. 获得大学支付卡 

    

   要获得大学支付卡，必须满足以下条件:
   1. 必须是大学在职员工或研究生，根据当前的人力资源记录，在申请时的员工身份. 
      1. 本科生, 非雇员, 临时机构雇员没有资格获得大多数类型的大学支付卡，但在适当的商业理由和批准下，可能有资格获得减少余额卡. 
   2. 是否必须连同业务理由/支付卡需求一起填写申请. 
   3. 申请必须由该地区的CFAO角色批准并提交给财务以最终确定卡类型和处理. 
   4. 员工必须成功完成培训并获得新卡, 在获发续证前，须进修课程. 

4. 卡的使用限制和要求

   1. 支付卡用于支持大学的采购和付款流程. 使用该卡购买的物品只能用于学校的正式业务. 任何与学校业务无关的交易都被视为个人交易. 
   2. 某些交易禁止用大学卡购买. 允许和禁止的物品清单考虑到法律要求, 监管, 首选供应商, 以及其他合同义务或协议的条款和条件. 请参阅支付卡网站的程序和额外的指导. 
   3. 信用卡受单笔交易和每月消费限制. 
   4. 在某些情况下，可能会提出增加支付卡的请求，并且在性质上是有限的. 增加单笔交易限额至1万美元和每月交易限额的请求必须由规划单位CFAO或指定人员提交并批准，并且必须包括支持拟议增加的细节. CFAO批准的任何增加都必须是采购卡政策和程序允许的卡费用. 所有一万美元以上的请求必须得到付款主管或指定人员的批准. 付款卡不能代替标准的采购流程(采购订单), 合同评审, 保险需求, 等.)，因此，可能会拒绝增加. 
   5. 禁止分割交易(也称为“金字塔”)以避免为一张卡设定的交易限制. 

5. 持卡人的责任 

   1. 持卡人对其大学支付卡的所有费用负责，并有责任对照相应的证明文件检查所有交易，以核实其准确性和合法性. 
   2. 持卡人有责任保护好自己的信用卡和账号. 卡必须妥善保管，且只能由持卡人用于经授权的业务交易. 持卡人不应“储存”该卡，以便自动续费, 持卡人也不能授权大学信用卡的“自动续期”费用. 
   3. 按照银行的规定, 持卡人不得将其信用卡转让给他人使用(例如.，将您的卡借给他人或提供您的卡号，以便他人为您购物). 
   4. 持卡人如遗失信用卡，必须立即向银行报告, 偷来的, 损坏或有欺诈性交易从卡中扣除. 
      1. 如果您的卡遗失或被盗, 尽快拨打信用卡背面的电话与银行联系. 如需帮助，请参考网站上的程序或联系支付卡管理员. 如果需要更换卡，请通过CFAO和支付卡管理员进行工作. 
      2. 至关重要的是，持卡人必须尽快报告被盗或丢失卡或欺诈性交易，以确保大学能够弥补任何潜在的损失. 有关更详细的说明，请参阅过程. 
      3. 持卡人必须立即销毁被盗用卡，银行将关闭该卡. 
   5. 所有交易必须有充分的证据. 证据必须:
      1. 有一个明确定义的商业目的.
      2. 在系统中支付卡交易的邮寄日期起的28个日历天内进行核算(这意味着持卡人已经更新了交易的成本，并附上了所有必要的文件来证实信用卡的费用). 
      3. 有详细的收据证明. 所有支付卡购买所需收据, 包括网上购物, 必须详细和分项列出吗. 除非政策或程序中另有说明，否则所有费用都需要详细的收据(收据的图像被认为是足够的). 
   6. 持卡人有责任在60天内通知银行任何有争议的费用. 
   7. 持卡人是否应该以任何理由与学校分离, 持卡人必须在离开大学之前提供所有的明细收据和其他必要的信息，以证明任何待处理的支付卡交易. 
   8. 持卡人是否应该转到大学内的其他计划单位, 在转让时, 持卡人有责任通知他们当前的计划单位，如果他们有任何当前或待处理的支付卡交易，并完全核对任何费用报告. 
   9. 持卡人须保存及更新附于支付卡上的资料(如.e.、持卡人地址或联络资料). 请参阅程序文件的说明. 
   10. 奖助金和基金帐户的要求可能更严格. 持卡人有责任确保对这些账户的收费是按照账户支出指南允许的. 

6. 批准人/策划单位职责 

   1. 审批人有责任审查用支付卡支付的所有费用，并负责根据相应的支持文件检查所有交易，以验证其准确性并遵守大学的政策和程序. 审批人的角色在支付卡项目中代表大学发挥着关键的内部控制作用. 财务审批人是否未能行使赋予该角色的尽职调查和控制, 他们可以作为审批人被删除. 
   2. 审批者有九个日历天的时间来批准系统中的卡事务. 
   3. 审批人负责向财务部门报告支付卡上任何已知或已识别的政策违规行为. 
   4. 在离开大学之前, 持卡人必须根据大学记录保留政策交出他们的卡和证明文件. 计划单位有责任在退出过程中确保卡的归还，并通知支付卡管理员立即取消卡. 

7. CFAO的责任  

   1. 首席财务和行政官(CFAO)负责根据政策和程序确定适当和允许的支付卡授权. CFAO主要负责监督规划单位的支付卡计划，包括但不限于:
      1. 遵守大学的政策和程序
      2. 内部控制，包括内部培训和指导
      3. 在岗位职责范围内，设定合理的界限 
      4. 沟通有关规划单位的具体要求，为其规划单位使用大学信用卡. 
      5. 批准所有支付卡申请. 不能授权批准. 
   2. CFAO或规划单位内的代表有权在任何时间因任何原因取消卡. 
   3. 当持卡人在大学内的规划单位之间移动时, CFAO的角色将决定持卡人是否有业务需要持有大学支付卡. 详情请参阅程序. 

8. 审计和策略违反 

   1. 确保遵守支付卡的政策和程序, 由审计署进行持续的监测活动, 风险, 合规和财务. 
   2. 在两年内总共违反了五次政策, 该卡将至少暂停一个两年周期. 在特殊情况下, 持卡人可以获得执行副校长和教务长(学术和学术支持单位)或财务和行政副校长(行政单位)批准的执行批准，继续使用卡。. 
   3. 所有违反政策的行为都必须按照该政策进行跟踪. 
   4. 大学可能会采取纠正措施, 直至并包括终止, 根据适用的政策或规则. 
   5. 学校可以酌情要求赔偿. 
   6. 如有必要，可提出刑事指控. 
   7. 任何怀疑信用卡滥用应立即由部门报告给内部审计, 财务和/或法律事务. 

评论家

本政策的修订建议应由以下人员进行检讨:

1. 院长

2. 董事和主席 

3. 首席财务和行政官 

4. 风险管理及保险 

5. 总人力资源主任 

6. 审计、风险和合规办公室 

7. 副总统 

8. 教师参议院 

9. 分类参议院 

10. 行政参议院 

表格、参考资料和历史

1. 形式

   以下表格适用于本保单:

   1. 卡newbb电子程序: http://www.OHIO.edu/finance/forms

2. 参考文献

   下列事项与本政策有关:

   1. 政策41.121 -报销公务差旅及娱乐费用; http://www.OHIO.edu/policy/41-121
   2. IRS第463号出版物 http://www.irs.gov/publications/p463
   3. 看到 http://www.OHIO.edu/finance/pcard 有关其他信息和程序文档以及策略违反矩阵 

3. 历史

   本政策草案已分发以供审查, 他们的封面备忘录, 他们的形式, 评论者对它们的评论可以在有密码保护的评论网站上看到. 

   本政策的先前版本是在:

   1. 二零零五年一月三十一日 
   2. 二零一七年十二月十九日