调查员分离- J02
本程序仅为草案
当主要研究者(PI)或主要人员打算离开学校时, PI有责任与他/她的部门合作，通过研究和赞助项目办公室(ORSP)提交放弃所有正在进行的项目的请求. 授予的助学金是发给newbb电子平台而不是PI的, newbb电子平台有责任决定是否保留或放弃研究人员的新机构.
此程序适用于所有受OU政策19约束的赞助项目.045管理外部赠款和合同，在俄亥俄州财务管理系统(FMS)中设立单独的账户.
| 分离的通知 | Provider | Recipient | Timeline |
|---|---|---|---|
| 拟离职日期(离职日期)的书面通知，并注明新院校的姓名和newbb电子平台(教育资助主任), if applicable. | PI/PD or planning unit | ORSP | Immediately |
| 确认分离 | Chair/Dean | ORSP | |
| 创建服务中心工单并分发离职通知(备忘) | ORSP | All Parties Involved | 收到离职通知后立即离职 |
| 在收到离职通知后的10个工作日内安排处理会议 | ORSP | All parties involved | 收到离职通知后立即离职 |
| 积极奖励处置 | Provider | Recipient | Timeline |
|---|---|---|---|
| 准备有效奖项的清单，并根据保荐人的指导方针确定在什么条件下转移的资格 | ORSP | PI/PD和补助金会计 | 5个工作日的离职通知 |
| 估计未支配余额 | Grants Accounting | PI/PD和计划组 | 5个工作日的离职通知 |
| 裁决的处理 (保留/放弃/终止) | PI/PD | Chair | 收到有效奖项名单后5个工作日 |
| Pending Proposals | Provider | Recipient | Timeline |
|---|---|---|---|
| 待决提案清单，并决定待决提案是否可以转移到新的机构 | ORSP | PI/PD | 离职通知后5个工作日 |
| 如适用，通知研究者的新机构的建议转移 | ORSP | New Institution | 离职通知后5个工作日 |
| 按照赞助商的指导方针转学 | ORSP | PI/PD | As Directed |
| 报告及可交付成果 | Provider | Recipient | Timeline |
|---|---|---|---|
| 向发起人提交技术和进度报告 | PI/PD | Sponsor | 离职前30天 |
| 完成工作量认证(如适用) | PI/PD | Grants Accounting | Prior to Departure |
| 提交合同规定的所有可交付物 | PI/PD | Sponsor | As Directed |
| 根据各自的资助协议提供完成项目的书面计划 | PI/PD | ORSP/Sponsor | 离职前30天 |
| 人事行动(人力资源) | Provider | Recipient | Timeline |
|---|---|---|---|
| 提供其他俄亥俄员工的姓名、职位编号和终止日期 | PI/PD | Planning Unit | |
| 完整的人力资源退出要求(link) | PI/PD | Planning Unit | |
| 完成研究志愿者申请(临时0%预约)，如适用 | Planning Unit | ||
| Process PTO payout | Human Resources | 拨款会计及策划组 | |
| 退休身份(仅限退休人员)(如适用) | PI/PD | Planning Unit |
| 人类受试者研究 | Provider | Recipient | Timeline |
|---|---|---|---|
| 准备活动协议列表 | PI/PD | Research Compliance | 离职通知后5个工作日 |
| 为人类研究课题的管理准备过渡计划 | PI/PD | Research Compliance | |
| 如果项目的工作已经完成或不能继续，终止协议 | PI/PD | Research Compliance | |
| 新俄亥俄调查员的过渡协议, 如果研究(招生), follow-up, (或分析)正在俄亥俄州进行 | PI/PD | Research Compliance | |
| 与研究者的新机构建立合作协议，当研究者打算继续作为合作者在俄亥俄州正在进行的项目 | PI/PD | Research Compliance | |
| 其他需要的协议:数据使用、组织转移等. | PI/PD | ORSP和研究合规 |
| Animal Research | Provider | Recipient | Timeline |
|---|---|---|---|
| 准备活动动物方案清单 | PI/PD | Research Compliance | 离职通知后5个工作日 |
| 为研究动物的转移或处置准备过渡计划 | PI/PD | Lab Animal Facility | |
| 如果项目的工作已经完成或不能继续，终止协议 | PI/PD | Research Compliance | |
| 如果俄亥俄正在进行研究，请将协议移交给新的俄亥俄研究员 | PI/PD | Research Compliance |
| Internal Awards | Provider | Recipient | Timeline |
|---|---|---|---|
| 待定的有效内部奖励列表 | Research Development | PI/PD | 离职通知后5个工作日 |
| 遵循处置指南 | PI/PD | Research Development | As Directed |
| Funds Management | Provider | Recipient | Timeline |
|---|---|---|---|
| 核对账目和支出 | Planning Unit | Grants Accounting | |
| 协调成本分担义务 | Planning Unit | Grants Accounting | |
| 用品和材料必须收到并全额付款 | Planning Unit | Grants Accounting | 在放弃日期之前 |
| 确保收入(最终发票)已结清 | Grants Accounting | Sponsor | |
| 完成最终财务状况报告(FFSR) | Grants Accounting | Sponsor | 自放弃之日起90天内 |
| 收尾project-task-award | Grants Accounting | Planning Unit | |
| 必要时重新分配基金所有权 | Planning Unit | Grants Accounting | |
| 国际扶轮基金的处置 | Planning Unit | General Accounting |
| 当前奖项的子奖项 | Provider | Recipient | Timeline |
|---|---|---|---|
| 书面通知受奖人助学金可能/将被转移 | ORSP | Subawardee | |
| 准备变更订单以终止俄亥俄分包 | ORSP | Sponsor | |
| 通知调查员的新机构转移 | |||
| 分判的清偿和结清 |
| Laboratory/Facilities | Provider | Recipient | Timeline |
|---|---|---|---|
| 完成实验室关闭许可核对表(link) | PI/PD | EH&S | |
| 关闭活动的IBC和RAD协议或newbb电子程序 | PI/PD | Research Compliance | |
| 确保正确的转移或销毁材料 | PI/PD | Biosafety Office |
| 设备、财产和用品 | Provider | Recipient | Timeline |
|---|---|---|---|
|
准备设备状态变更表(链接) |
PI/PD |
ORSP |
|
| 确定内部或外部设备转移的资格 | ORSP | Property Management | |
| 比较转入资本资产分类账的项目清单. 说明没有任何资本项目表明是用赠款资金购买的, 但不在PI的清单上 | ORSP | Grants Accounting | |
| 批准用机构资金或捐赠资金购置设备的转让 | Planning Unit | Chair/Dean/VPR | |
| 确定折旧价值 | Property Management | ||
| 确定公平市场价值 | Chair/Dean/VPR | Planning Unit | |
| 以公平的市场价值协商转让 | |||
| Approve transaction | Property Management | Planning Unit | |
| 准备财产转让和发票 | Planning Unit | Bursar |
| Export Control | Provider | Recipient | Timeline |
|---|---|---|---|
| 出口管制出口证明书(link) | PI/PD | AVPR | |
| 将有效执照转让给另一位俄亥俄州调查员 | AVPR | ||
| 终止有效的许可证 | AVPR | ||
| 转让:申请在新机构注册下重新提交许可申请 | AVPR | ||
| 主动技术控制计划转移给另一位俄亥俄调查员 | AVPR | ||
| 封闭技术控制计划 | AVPR |
| 研究计算环境 | Provider | Recipient | Timeline |
|---|---|---|---|
| 在适用的情况下，从安全研究计算环境(SRCE)中移除项目和人员. | PI/PD | OIT |
| 技术转让(TTO) | Provider | Recipient | Timeline |
|---|---|---|---|
| 完成所有有形研究材料和俄亥俄发现的清单 | PI/PD | ORSP and TTO | |
| 从别处获得的项目:俄亥俄州可能需要终止或将合同责任转移给新的机构 | TTO | ||
| 仅在俄亥俄州开发的项目:与TTO合作执行俄亥俄州和新机构之间的MTA | TTO | ||
| 确保所有俄亥俄州的发现和专利申请或已颁发专利所涉及的知识产权问题得到解决, 包括授权技术 | TTO | ||
| 确保与其他机构的共同发明得到适当的管理 | TTO | ||
| 签署确认声明，表明离开的PI已向俄亥俄州技术转让办公室披露了俄亥俄州知识产权政策要求的所有发现，直至其结束日期. | PI/PD | TTO |
| 其他合同义务 | Provider | Recipient | Timeline |
|---|---|---|---|
| 终止或将其他合同义务的责任转移给新机构. (e.g. 无成本合作、托管协议、数据使用协议、保密协议) | ORSP | ||
| 将变更通知担保人，并将已商定的计划通知ORSP | PI/PD | ORSP | |
| 如果俄亥俄州对离境PI持有有效的安全许可，通知工厂安全官员(FSO) | ORSP | FSO |
裁决的处理
Retention of Award (这些项目适用于奖项在俄亥俄停留期间):
如果离职研究者要在系主任/院长和VPR的批准下继续担任俄亥俄州PI，请获得礼貌任命(志愿者研究员协议).
如果该奖项仍留在俄亥俄，系主任将命名一个替代的俄亥俄PI，离开的PI将不再是俄亥俄PI.
如果离职研究者将继续作为次级接受者Co-PI工作, 需要担保人的批准.
为新机构的研究者获取必要的奖励/转学文件.
新分配的俄亥俄项目负责人需要与ORSP协调启动分包流程.
离职PI与新机构协调创建所需的子奖项提案文件.
放弃裁决书 (这些项目适用于奖项转入新院校时):
根据赞助商的政策和/或条款和条件确定奖金是否有资格转让.
获得两家机构的全部批准, 包括系主任/院长, 研究所/中心主任和ORSP
从赠款会计处获得估计的未支配余额
准备必要的转移文件
离职的PI必须与他们的新机构协调，准备并提交任何所需的提案文件.
Termination of Award (这些条款适用于不适用转让的情况):
从赠款会计处获得估计的未支配余额
该部门负责与拨款会计部门协调，以确保所有未偿收入已结清
最终余额确定后, 与助学金会计一起完成内部解雇信，并由离职PI和系主任/总监签名
ORSP将根据奖励条款和条件向赞助商发出正式终止项目的通知
合同终止后，将启动标准的结清程序.
Questions
有关此程序的问题可发送至 orsp@wyzj18.net.
Forms and Templates
设备转移表格
角色和职责
业主:首席调查员
贡献者:ORSP，资助会计，部门，CFAO
批准人:系主任、院长